Homeoffice 2021 — Neuerungen für die Lohnverrechnung

Die neu­en abga­ben­recht­li­chen Regelungen gel­ten rück­wir­kend ab 1.1.2021 und blei­ben vor­aus­sicht­lich bis 31.12.2023 in Kraft. Die arbeits- und unfall­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Neuregelungen sind erst ab 1.4.2021 zu beach­ten. Wir haben für Sie die wich­tigs­ten Neuerungen zusammengefasst:

Homeoffice-Pauschale

Ab 2021 besteht die Möglichkeit, Dienstnehmern zur Abgeltung von Kosten in Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice ein steu­er­frei­es und bei­trags­frei­es Pauschale auszubezahlen.

Das Pauschale ist auf 3 € pro Tag und 100 Tage pro Jahr beschränkt. Pro Dienstnehmer beträgt der jähr­lich steu­er­freie Auszahlungsbetrag somit maxi­mal 300 €. Die Regelung gilt für Vollzeit- und Teilzeitkräfte glei­cher­ma­ßen. Erfolgen höhe­re Zahlungen, ist der Überschreitungsbetrag steuer- und bei­trags­pflich­ti­ger Arbeitslohn.

Wird der Maximalbetrag durch den Dienstgeber nicht voll aus­ge­schöpft, kann der Dienstnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten in der Steuererklärung berücksichtigen.

Voraussetzung für Homeoffice-Pauschale-Tage:

• Die Tätigkeit im Homeoffice muss durch eine Vereinbarung mit dem Dienstgeber gere­gelt sein
• Es gel­ten nur jene Tage als Homeoffice, an denen die beruf­li­che Tätigkeit aus­schließ­lich in der Wohnung aus­ge­übt wird (auch im Falle von Teilzeit)
• Arbeitstage mit Dienstreisen sind kei­nes­falls Homeoffice-Tage
• Die Ausübung der beruf­li­chen Tätigkeit an Nebenwohnsitzen, Wohnungen naher Angehöriger oder Lebensgefährten ist zulässig
• Eine Ausübung an ande­ren Orten ist aus­ge­schlos­sen (Parks, Café, öffent­li­che Plätze, Coworking-Space etc.)

Ausweispflicht Homeoffice-Tage

Die Anzahl der Homeoffice-Tage und die dafür aus­ge­zahl­te Homeoffice-Pauschale sind auf dem Jahreslohnzettel (L 16) und im Lohnkonto aus­zu­wei­sen. Dabei sind nur jene Homeoffice-Tage zu berück­sich­ti­gen, die „rei­ne“ Homeoffice-Tage nach den obig genann­ten Voraussetzungen darstellen.

Der Ausweis auf den monat­li­chen Lohnabrechnungen ist nicht zwin­gend erfor­der­lich. Es emp­fiehlt sich aber zumin­dest das aus­be­zahl­te Pauschale anzu­füh­ren, um den Dienstnehmern eine nach arbeits­recht­li­chen Vorschriften voll­stän­di­ge Abrechnung zu übermitteln.

Hinweis: Eine dies­be­züg­li­che Anpassung der Lohnkontenverordnung ist in Planung.

Arbeitsmittel im Homeoffice

Werden dem Dienstnehmer für die Tätigkeit im Homeoffice digi­ta­le Arbeitsmittel (Computer, Bildschirme, Scanner, Handy, Internetanschluss etc.) unent­gelt­lich zur Verfügung gestellt, besteht kein steuer- bzw. bei­trags­pflich­ti­ger Sachbezug.

Eine teil­wei­se pri­va­te Verwendung des Dienstnehmers ist nicht schädlich.

Pendlerpauschale 

An einem Homeoffice-Tag kann kein Pendlerpauschale bezo­gen wer­den, da die Tätigkeit aus­schließ­lich in der Wohnung aus­ge­übt wird. Diese Tage sind bei der Prüfung, ob die Voraussetzungen für das Pendlerpauschale vor­lie­gen, nicht zu berücksichtigen.

Exkurs Arbeitsrechtliche Neuregelungen

• Es besteht weder ein Recht auf Homeoffice noch eine Pflicht
• Eine Vereinbarung zwi­schen Dienstnehmer und Dienstgeber ist zwin­gend erfor­der­lich. Schriftlichkeit ist kei­ne Voraussetzung, wird aber aus Beweisgründen emp­foh­len. Vereinbarungen müs­sen nicht zwin­gend unter­fer­tigt wer­den, eine Vereinbarung per Mail, mit­tels IT-Tool oder Handy-Signatur reicht aus.
• Die Bedingungen zur Auflösung bzw. eine Befristung der Vereinbarung kön­nen ver­trag­lich ver­ein­bart wer­den. Eine Auflösung aus wich­ti­gem Grund ist jeden­falls mög­lich (Monatsfrist).
• Für die Tätigkeit not­wen­di­ge digi­ta­le Arbeitsmittel sind vom Dienstgeber zur Verfügung zu stel­len (z.B. Laptop, PC, Handy, Datenverbindung, Software). Wird ver­ein­bart, dass der Dienstnehmer eige­ne Arbeitsmittel ver­wen­det, hat der Dienstgeber eine ange­mes­se­ne Abgeltung zu leis­ten (sie­he Homeoffice-Pauschale). Dies gilt nicht für nur fall­wei­se Tätigkeit zu Hause.
• Schäden an Arbeitsmitteln, die für die Tätigkeit im Homeoffice über­las­sen wur­den, sind dem Dienstnehmer zuzu­rech­nen (z.B. auch bei Schäden durch Haustiere oder Angehörige). In die­sen Fällen kommt der neu geschaf­fe­ne § 2 Abs. 2 Dienstnehmerhaftpflichtgesetz zur Anwendung.
• Der Arbeitsplatz im Homeoffice muss nicht den Vorgaben des Arbeitnehmerschutzgesetztes ent­spre­chen. Dienstgeber sind aller­dings ver­pflich­tet, Dienstnehmer über eine ergo­no­mi­sche und siche­re Arbeitsplatzgestaltung auf­zu­klä­ren. Das Arbeitsministerium ent­wi­ckelt dazu einen Leitfaden.
• Unfälle im Homeoffice sind vom Unfallversicherungsschutz gedeckt. Auch z.B. der Weg zum Arzttermin wäh­rend der Arbeitszeit oder ein Einkauf im Zuge der Mittagspause sind umfasst. Ausgeschlossen sind Unfälle, die sich erst nach Beendigung der Arbeit oder in den Arbeitspausen ereignen.
• Im Homeoffice gel­ten die­sel­ben Regelungen für Arbeitszeiten wie am regu­lä­ren Arbeitsplatz. Sofern nichts ande­res ver­ein­bart wird, sind die Arbeitszeiten im Homeoffice die­sel­ben wie am regu­lä­ren Arbeitsplatz. Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten sind einzuhalten.

• Datenschutzrechtliche Bestimmungen sind auch im Homeoffice ein­zu­hal­ten (ins­be­son­de­re DSGVO und DSG).