Unternehmer sind ver­pflich­tet, am Ende eines Kalenderjahres einen Registrierkassen-Jahresbeleg zu erstel­len, aus­zu­dru­cken und auf­zu­be­wah­ren. Das betrifft auch Unternehmen mit abwei­chen­dem Wirtschaftsjahr. Dieser Beleg dient als zusätz­li­che Sicherheit für die voll­stän­di­ge Erfassung der Umsätze und wird in die Belegkette der Registrierkasse ein­ge­floch­ten. Der am Jahresbeleg befind­li­che QR-Code muss mit­tels der BMF Belegcheck-App geprüft wer­den, wobei der über FinanzOnline ange­for­der­te Authentifizierungscode in die App ein­zu­ge­ben ist. Diese Prüfung muss spä­tes­tens bis zum 15. Februar des Folgejahres durch­ge­führt wer­den. Es gibt Sonderregelungen für Saisonbetriebe, Unternehmen mit Öffnungszeiten über Mitternacht hin­aus und rund um die Uhr geöff­ne­te Betriebe (sie­he FAQ).

Nahaufnahme einer Kassiererin in roter Arbeitskleidung, die Euro-Banknoten in der Hand hält und Wechselgeld aus einer offenen Kassenlade zählt. Im Vordergrund ist eine Registrierkasse mit zahlreichen Tasten zu sehen. Die Szene spielt sich in einem Geschäft oder Supermarkt ab und symbolisiert den täglichen Zahlungsverkehr im Einzelhandel.

Unser Experte, Andreas Sungi, rät:

Die BMF Belegcheck-App muss vor der ers­ten Anwendung durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung frei­ge­schal­ten werden.

Sollte Ihnen die­ser Code nicht vor­lie­gen oder bekannt sein, kön­nen wir Ihnen selbst­ver­ständ­lich bei der Freischaltung behilf­lich sein, mel­den Sie sich bit­te bei uns unter erfolgreichberaten@bgundp.com!

Andreas Sungi
Bilanzierung/Steuersachbearbeitung

Wichtige Klarstellungen in den FAQ:

Wo kann die Prüf-App für den Jahresbeleg bezo­gen wer­den?
Die BMF Belegcheck-App steht für Android und iOS (mind. iOS 8.0) im Google Play Store und im Apple App-Store zum Gratis-Download zur Verfügung.

Mein Kassensystem ver­fügt über ein soge­nann­tes Webservice. Muss den­noch der Jahresbeleg aus­ge­druckt und kon­trol­liert wer­den?
Einige Hersteller bie­ten die Möglichkeit an, die Kassen direkt aus dem Kassensystem anzu­mel­den und auch alle sons­ti­gen Meldungen, wie die Überprüfung des Start- und Jahresbeleges, auto­ma­tisch vor­zu­neh­men. In sol­chen Fällen muss der Jahresbeleg nicht extra aus­ge­druckt und kon­trol­liert werden.

Müssen Saisonbetriebe, die über den Winter gesperrt sind, eben­falls genau am 31.12. den Jahresbeleg aus­dru­cken und über­prü­fen?
Nein, der Jahresbeleg kann schon zu Saisonende pro­du­ziert wer­den und muss bis spä­tes­tens 15.2. kon­trol­liert bzw. über­mit­telt werden.

Müssen Betriebe, die über Mitternacht am 31.12. hin­aus arbei­ten, um 0:00 den Jahresbeleg aus­dru­cken?
Nein, bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hin­aus­ge­hen, ist es mög­lich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstel­len, spä­tes­tens aller­dings am nächs­ten Öffnungstag, so die­ser zeit­nah statt­fin­det (bin­nen einer Woche).

Was ist zu tun, wenn nach Erstellung des Jahresbeleges, noch Umsätze gemacht wer­den?
Wird nach einem Monats- bzw. Jahresbeleg noch ein Beleg aus­ge­stellt, sind neu­er­li­che Monats- oder Jahresbelege erforderlich.

Wie sieht der Jahresbeleg aus?
In der Regel ist der Monatsbeleg Dezember (oder bei Saisonbetrieben der Monatsbeleg vom letz­ten Monat) gleich­zei­tig der Jahresbeleg und soll­te als „Nullbeleg“ gekenn­zeich­net sein.

Muss der Jahresbeleg in Papierform auf­be­wahrt wer­den?
Es reicht die elek­tro­ni­sche Erstellung, sofern gewähr­leis­tet ist, dass der Beleg jeder­zeit abge­ru­fen wer­den kann.

Registrierkasse wäh­rend Betriebsschließung abmel­den?
Bei vor­über­ge­hen­den Betriebsschließungen über Weihnachten oder auf­grund des Corona-Virus sind die Registrierkassen nicht außer Betrieb zu neh­men. Auch im wirt­schaft­li­chen Regelbetrieb sind wäh­rend sons­ti­ger tem­po­rä­rer Schließzeiten, bei­spiels­wei­se bei Saisonbetrieben, die Registrierkassen nicht abzumelden.