Ab 1. Oktober 2026 dürfen Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden den Beleg auch elektronisch zur Verfügung stellen. Der Beleg muss wie bisher direkt bei der Barzahlung mit der Registrierkasse erstellt und signiert werden. Ein Papierbeleg kann weiterhin verlangt werden.
Unser Experte, Andreas Sungi, rät:
Der digitale Beleg macht den Kassenabschluss einfacher: Er kann zum Beispiel per E‑Mail, App oder Download übermittelt werden. Alternativ kann der Kunde den Beleg direkt vor Ort über einen zugewandten Bildschirm mitnehmen. Wichtig: Der Papierbeleg bleibt auf Wunsch möglich.
Andreas Sungi
Bilanzierung/Steuersachbearbeitung
Beleg direkt bereitstellen
Der elektronische Beleg muss dem Kunden unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung zur Verfügung gestellt werden. Möglich sind zum Beispiel eine Übermittlung per E‑Mail oder App, ein Web-Download als PDF oder Textdatei sowie ein strukturiertes Format wie XML. Eine bestimmte technische Form ist nicht vorgeschrieben. Die gewählte Art der Belegerteilung muss jedoch im elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert werden.
Digitale Mitnahme vor Ort
Zeigt das Unternehmen den Beleg auf einem Bildschirm an, muss dieser dem Kunden zugewandt sein. Der Beleg ist ausreichend lange anzuzeigen, damit der Kunde ihn während des Bezahlvorgangs ohne Weggehen vom Kassenplatz fotografieren oder scannen kann. Die digitale Mitnahme soll für den Kunden einfach und ohne zusätzliche Wege möglich sein.
Papierbeleg bleibt ein Recht
Kunden sowie Organe der Abgabenbehörde können weiterhin einen Papierbeleg verlangen. Das ist unmittelbar nach der Barzahlung möglich oder noch bis zum Geschäftsschluss desselben Tages. Wird der Papierbeleg später verlangt, müssen die wesentlichen Angaben zum Geschäft bekannt sein: Betrag, Datum, Uhrzeit und handelsübliche Bezeichnung.
