Die Inventur – Was Unternehmen wissen müssen
Mit dem nahenden Jahresende rückt für viele Unternehmen ein wichtiges Thema in den Fokus: die Inventur. Als ihr Steuerberater & Wirtschaftsprüfer möchten wir Ihnen einen kompakten Überblick über die gesetzlichen Vorgaben und praktischen Umsetzungsmöglichkeiten geben.
Unsere Expertin Sabrina Monschein:
Mängel bei der Inventur können erhebliche Konsequenzen haben. Die Finanzverwaltung ist bei fehlerhafter oder unvollständiger Inventur zur Schätzung der Abgabenlast berechtigt. Eine sorgfältige Durchführung zahlt sich also aus!
Für Rückfragen zur Inventur und deren ordnungsgemäßer Durchführung stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Sabrina Monschein, MSc
Partnerin & Wirtschaftsprüferin
Warum ist die Inventur notwendig?
Die Inventur bildet die Grundlage für das Inventar und damit für Ihren Jahresabschluss zu Jahresende. Grundsätzlich müssen alle Vorräte, die im Eigentum ihres Unternehmens bestehen, am Ende des Geschäftsjahres erfasst werden. Dies erfolgt im Regelfall durch eine körperliche Bestandsaufnahme, bei der gezählt, gemessen oder gewogen wird. Ziel ist es, den tatsächlichen Bestand möglichst genau festzustellen.
Welche Inventurverfahren gibt es?
Das österreichische Unternehmensgesetzbuch (§ 192 UGB) sieht neben der klassischen Inventuraufnahme am Bilanzstichtag (oftmals der 31. Dezember) auch vereinfachte Verfahren vor, die Ihnen mehr Flexibilität ermöglichen:
- Stichtagsinventur („Der Klassiker“): Die Stichtagsinventur ist ein Verfahren, bei dem das gesamte Vermögen und die Schulden eines Unternehmens zu einem festgelegten Stichtag vollständig erfasst und bewertet werden. Nach dem österreichischen Unternehmensgesetzbuch (UGB) muss diese Inventur grundsätzlich zum Bilanzstichtag erfolgen. Die Stichtagsinventur ist besonders für kleinere und mittlere Unternehmen praktikabel, da sie eine einmalige, konzentrierte Aufnahme ermöglicht.
- „erweiterte“ Stichtagsinventur: Dies ist eine kleine Abweichung zur Standardform, in der alle Vermögensgegenstände zum Bilanzstichtag durch Zählen, Wiegen oder Messen erfasst werden. In der Praxis wird toleriert, dass die Inventur innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird, sofern Bestandsveränderungen entsprechend berücksichtigt werden.
- Laufende/permanente Inventur: Bei diesem Verfahren werden die Bestände nicht zu einem fixen Stichtag, sondern verteilt über das gesamte Geschäftsjahr aufgenommen. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung, die alle Zu- und Abgänge lückenlos dokumentiert. Jeder Vermögensgegenstand muss mindestens einmal im Jahr körperlich erfasst werden. Dieses Verfahren bietet organisatorische Vorteile, ist aber nicht für alle Güter geeignet – insbesondere nicht für besonders wertvolle oder verderbliche Waren. Der Vorteil liegt hier aber klar darin, dass der doch nicht zu unterschätzende Aufwand der Inventurerfassung über das gesamte Jahr verteilt werden kann und daher die Arbeitsspitze am Jahresende vermieden werden kann.
- vor- oder nachgelagerte Inventur: Sie können die Inventur auch innerhalb der letzten drei Monate vor oder in den ersten beiden Monaten nach dem Bilanzstichtag durchführen. Die Bestände werden dann durch ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren über das Materialwirtschaftssystem auf den Bilanzstichtag umgerechnet. Als ergänzender Tipp gilt hier gilt: Besonders gefährdete oder hochwertige Güter sollten direkt am Stichtag erfasst werden, um eine möglichst hohe Inventurdurchsicht zu erhalten.
- Stichprobeninventur: Bei großen Lagerbeständen macht es auch Sinn, für die Inventurerfassung auch anerkannte mathematisch-statistische Verfahren einsetzen. Wichtig ist, dass die Aussagekraft der Stichprobe einer Vollinventur gleichkommt. Abweichungen zwischen dem geschätztem Ist-Wert und Soll-Wert sollten in der Praxis 2% nicht übersteigen, sonst ist eine vollständige Inventur erforderlich. Mithilfe dieses Verfahrens ist es – beim Erreichen der nötigen gesetzlichen Voraussetzungen — dann nicht mehr nötig, sämtliche Vorratsbestände zu zählen, sobald der statistisch nötige Teil der Grundgesamtheit inventiert wurde.
Unabhängig vom gewählten Verfahren gelten stets die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur:
- Vollständigkeit: alle Vermögensgegenstände der Vorräte müssen erfasst werden
- Richtigkeit: Mengen und Werte müssen zutreffend ermittelt werden
- Nachprüfbarkeit: Die Inventurunterlagen müssen für Dritte nachvollziehbar sein
- Einzelerfassung: Jeder unterschiedliche Vermögensgegenstand ist einzeln zu erfassen
Die Inventurunterlagen sind sieben Jahre aufzubewahren und gehören zu den erforderlichen Aufzeichnungen gemäß § 190 UGB.
Unsere Tipps für Sie:
Tipp 1: Rechtzeitige Planung ist das A und O
Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung Ihrer Inventur. Erstellen Sie einen detaillierten Terminplan, stellen Sie ausreichend Personal ab, informieren Sie dieses worauf zu achten ist und sorgen Sie für eine geordnete Lagerung mit klarer Kennzeichnung der Vermögensgegenstände. Das Vier-Augen-Prinzip bei der Zählung hilft, Fehler zu vermeiden.
Tipp 2: Nutzen Sie Vereinfachungsverfahren bewusst
Prüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen ein Inventurvereinfachungsverfahren sinnvoll ist. Eine permanente Inventur kann den Jahresendstress erheblich reduzieren – vorausgesetzt, Sie führen eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung. Bei Unsicherheiten beraten wir Sie gerne, welches Verfahren für Ihre betriebliche Situation am besten geeignet ist.
Tipp 3: Zählen – aber clever
Wie beschrieben müssen alle Vorräte erfasst werden. Meistens erfolgt diese mengenmäßige Erhebung durch das Zähle der Lagerwaren. Es gibt aber auch spezielle Waagen, welche über das erfasste Gewicht auf die Stückzahl der gewogenen Artikel rückrechnen können. Dies führt speziell bei kleinen Artikeln, welche oftmals in höheren Mengen in Schütten gelagert werden, zu einer deutlichen Effizienzsteigerung.
